Efficiënter werken is een van de grootste kansen én uitdagingen in arbeidsintensieve organisaties. Je kent het vast wel: ondanks alle zorgvuldige planningen lijkt er nooit genoeg tijd te zijn. Je team rent van hot naar her en heeft moeite om de doelstellingen van de dag te halen. Het probleem? Vaak zitten er verborgen inefficiënties in je dagelijkse processen die ongemerkt kostbare uren opslokken.
We werken al meer dan veertig jaar aan efficiency in onder andere retail en zien vaak dezelfde verspillingen terugkomen. Het goede nieuws is dat je ze kunt herkennen én aanpakken. Dit zijn de negen grootste tijdvreters en verspillingen waar je vanaf morgen op kunt letten:
1. Het zoeken naar spullen, mensen of informatie
In winkels zijn het vaak kleine, dagelijkse items waar naar gezocht wordt, zoals een stoffer en blik. Zoeken is een van de grootste tijdverspillers in veel organisaties. Of het nu gaat om werkmateriaal, een collega die ergens hulp nodig heeft of cruciale informatie die nergens te vinden is.
Standaardisatie biedt hier uitkomst. Geef alles een vaste plek en zorg dat iedereen weet waar het hoort. Net zo belangrijk: zorg dat spullen ook echt teruggelegd worden. Een eenvoudige regel die veel tijd kan besparen.
2. Werk dat twee keer gedaan moet worden
Soms wordt werk niet direct correct uitgevoerd, bijvoorbeeld wanneer producten niet volgens het FIFO-principe worden gevuld. Het herstellen van dit soort fouten is onnodig en tijdrovend. Wil je dit voorkomen? Zorg voor duidelijke werkafspraken en houd de naleving ervan scherp in de gaten. Geef je team duidelijke sturing en controleer regelmatig of het werk correct wordt uitgevoerd.
3. Onnodige handelingen
Soms voeren we taken uit puur uit gewoonte, zonder nog stil te staan bij hun nut. Dit soort verspilling is lastig te herkennen, juist omdat het om ingesleten routines gaat.
Door regelmatig een arbeidsintensief proces kritisch te bekijken en elke stap te bevragen (is dit echt nodig? Kan het eenvoudiger?) ontdek je vaak dat bepaalde handelingen overbodig zijn of versimpeld kunnen worden. Zo ga je efficiënter werken.
4. Te veel produceren
Als je veel producten weggooit of tegen gereduceerde prijzen moet verkopen, dan produceer je waarschijnlijk te veel. Dit is verspilling van tijd, geld en producten, wat je wil voorkomen.
Met behulp van software kun je goed onderbouwde voorspellingen maken. Dit helpt om een goede inschatting van je verkoopcijfers te maken. Vertrouw op deze tools, maar vergeet je eigen inzicht niet. Lokale evenementen of het weer kunnen bijvoorbeeld invloed hebben op de vraag.
5. Wachten
Het is niet productief: wachten op leveringen, informatie of collega's. Soms is het duidelijk zichtbaar, maar dat is niet altijd het geval. Denk aan wachten op bijvoorbeeld goedkeuring of informatie.
Een goede aansturing is daarom cruciaal. Train je teamleiders om dit soort inefficiënties te herkennen en er proactief op in te spelen. En geef structureel aandacht aan dit onderwerp bij het bespreken en analyseren van kengetallen rondom uren en loonkosten.
6. Een rooster dat niet klopt
Als het rooster niet op orde is, vertrek je al ‘op achterstand’. Je bent – als het een beetje tegenzit – continu aan het corrigeren en ad-hoc bijsturen.
Controleer vooraf of het rooster overeenkomt met de vastgestelde urennorm per dag en per afdeling. Evalueer vervolgens gedurende de week of (en hoeveel) tijd er nodig is om de planning passend te maken, en of er wordt afgeweken van de planning doordat de bezetting niet op orde is (met uitzondering van onvoorziene situaties).
7. Verkeerde voorraadniveaus
De voorraad is een belangrijke indicator voor hoe efficiënt de goederenstroom functioneert. Is het voorraadbeheer lokaal goed ingericht? Door de voorraadcijfers structureel te monitoren, krijg je inzicht in welke producten te lang blijven liggen en waar knelpunten ontstaan. Effectieve procedures voor voorraadbeheer kunnen wekelijks aanzienlijk tijd besparen.
8. Onderbenut talent in je team
Een andere vorm van verspilling is het onvoldoende benutten van de aanwezige talenten binnen de organisatie. Breng daarom in kaart welke talenten en ambities er zijn en zoek de juiste aansluiting tussen de organisatiedoelen en de kwaliteiten van medewerkers.
Ga regelmatig het gesprek aan met je team: waar liggen hun sterke punten, welke richting willen zij op en hoe kunnen zij bijdragen aan verbeteringen? Dit vergroot niet alleen de efficiëntie, maar versterkt ook de betrokkenheid.
9. Alles zelf willen doen
Te veel zelf willen doen brengt risico’s met zich mee. Het is belangrijk om te leren delegeren en vertrouwen te hebben in je team. Maak persoonlijke effectiviteit bespreekbaar en ondersteun elkaar bij het stellen van prioriteiten en het verdelen van taken.
Waarom efficiënter werken zo belangrijk is
Deze negen valkuilen komen in bijna elke arbeidsintensieve organisatie voor. Het goede nieuws? Ze zijn allemaal op te lossen met de juiste aanpak. Door bewust te worden van deze inefficiënties, kun je gerichte stappen zetten om ze aan te pakken.Dat levert niet alleen tijdwinst op, maar zorgt ook voor minder werkdruk binnen het team en een betere service richting klanten. Wanneer processen soepel verlopen, ontstaat er ruimte om de aandacht te richten op wat écht telt.
Ga vandaag nog aan de slag
De theorie is één ding, de praktijk is anders. Zet je 'verspillingsbril' op en noteer een week lang alle inefficiënties die je opmerkt. Doe dit het liefst samen met collega's, dan zie je het vanuit verschillende perspectieven. Het zal misschien wat oefening vragen, maar je zult zien dat je het snel onder de knie hebt. En dan kan het maar zo zijn dat je de smaak te pakken krijgt! Je bent in ieder geval gewaarschuwd.
Twee belangrijke tips:
• Focus op wat je zelf kunt beïnvloeden• Probeer niet meteen alles op te lossen
Breng dus eerst alles in kaart en pak het vervolgens systematisch aan. Het mooie is dat je al snel resultaat zult zien. Door efficiënter werken maak je grote stappen vooruit, samen met je team. En uiteindelijk is het de klant die daar de vruchten van plukt!
Wil je hulp bij het structureel aanpakken van inefficiënties in jouw winkel? Jurjen de Vries werkt al ruim veertig jaar aan efficiency. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek met een van onze experts over de mogelijkheden.
